Zeitmanagement gehört zu den Soft Skills im Berufsleben
Es gibt Kenntnisse im Berufsleben, die erst in gehoberen Funktionen wirklich bedeutsam werden. Andere dagegen sind unabdingbar und werden von allen Arbeitnehmern erwartet. Dazu zählt auch das Zeitmanagement, da dieses die Grundvoraussetzung für organisatorisches und strategisches Handeln ist. Zum Zeitmanagement gehören nicht nur die eigene Pünktlichkeit oder das Einhalten von Terminen – vielmehr handelt es sich bei dieser Fähigkeit um das Einsparen von Zeitressourcen und den wirtschaftlich einwandfreien Umgang mit dem kostbaren Gut „Zeit“.
Jeder kennt den übervollen Terminkalender, das ständige Telefonklingeln und den täglich anwachsenden E-Mail-Eingang. Hier den Überblick zu behalten und alle Projekte und Aufgaben dennoch zeitnah und effizient abzuarbeiten, erfordert ein Organisationstalent und einen sensiblen Umgang mit den verfügbaren Ressourcen. Soft Skills wie das Zeitmanagement gewinnen vor allem in unserer Computer- und Jet-Set-Welt eine immense Bedeutung. Zunächst gilt es, sich einen Überblick über die vorhandene Zeit zu machen – hierbei zählt nicht die angesetzte Arbeitszeit, sondern die Zeit minus Pausen, Puffer und Unvorhergesehenem. Aufgaben, die zeitraubend sind, sollten auf leistungsschwache Phasen gelegt werden – so empfiehlt es sich z.B., den E-Mail-Eingang nur 2-Mal täglich zu kontrollieren und nicht 50-Mal am Tag, da hier wertvolle Zeit verloren geht. Auch die Delegation von aufwändigen und zeitintensiven Projekten gehört zum effektiven Zeitmanagement dazu. Termine sollten so koordiniert werden, dass noch genügend Puffer für Anreise, Staus oder etwaige Probleme sind. Statt eines auswärtigen Termins kann man auch überlegen, ob sich eine Telefonkonferenz anbietet – hier spart man neben erheblicher Zeit auch noch Geld für das eigene Unternehmen. Ablagesysteme schaffen Ordnung und einen Überblick – auch diese sollten sinnvoll sortiert sein: sofort, diese Woche oder später zu erledigende Dinge sollten auch genauso eingestuft werden. Nicht jeder ist mit diesem Organisationstalent gesegnet. Für Interessierte bieten sich in solchen Fällen Ratgeber an, die einen Schritt für Schritt mit den wichtigsten Komponenten des Zeitmanagements vertraut machen. Noch effektiver sind Zeitmanagement-Seminare, die mittlerweile in jeder großen Stadt angeboten werden.